ERP по поръчка за онлайн магазин: как Билкалек събра куриери, склад и обаждания на един екран

Готовите системи те карат да работиш като тях. Билкалек искаше обратното.

Когато започнахме да работим с Билкалек, поръчките живееха на няколко места: в магазина, в програма за товарителници, в таблици и в главите на хората от склада. Най-ясният симптом беше в отчетите: около сто пратки, които всъщност се бяха върнали, стояха като „изпратени“. Сметките никога не излизаха.

Решението не беше още една програма. Беше една система, направена около това как работи точно този магазин.

ERP системата на Билкалек работи от 13 август 2026 г. Ето какво има вътре — и какво научихме, докато я правим.

Всички поръчки на едно място

Поръчките влизат сами — от сайта, от телефонните поръчки, които приема AI агентът, и от другите канали за продажба. Всеки клиент има история: какво е поръчвал преди, какво е казал по телефона, има ли отворена рекламация.

Системата разпознава повторните клиенти и им дава 5% отстъпка за лоялност. Никой не трябва да помни кой е поръчвал преди.

Куриери и етикети с едно натискане

Билкалек работи с Еконт, Спиди и Пиджън. Вместо три сайта и три вида товарителници:

• товарителница с едно натискане за всеки куриер;
• всички етикети в един PDF, заедно с опис за склада — печатат се наведнъж;
• отбелязване на отпечатаното — вижда се кой етикет вече е излязъл, а повторният печат е съзнателен, не случаен;
• SMS до получателя за пратките с Еконт.

Офисът, който клиентът е написал на ръка

Клиентите пишат офиса както им дойде: „Еконт до пазара“, „Спиди на Левски“, понякога само града. Системата разпознава ясните случаи сама. Неясните — около една на всеки пет поръчки — се маркират и с един бутон AI агентът звъни на клиента да уточни.

Обажданията стоят до поръчката

В системата има бутони „Звънни“ — за офис, забавена пратка, липсваща наличност, количество или обединяване на поръчки. Служителят натиска, агентът провежда точно този разговор, а записът, транскрипцията и резултатът се появяват до поръчката.

Там са и:

• „Случаи“ — оплакванията и рекламациите, заедно с разговора, докато някой не ги затвори;
• списък „Не звъни“ — който не иска обаждания, не получава;
• блокирани клиенти — с които магазинът не иска да работи повече.

Складът: сканер и червен екран

При опаковането служителят сканира баркода на всеки продукт. Грешен продукт — червен екран, преди пакетът да е затворен. Системата брои и колко пратки е опаковал всеки човек — без таблица, без да пита никого.

Числата, които собственикът гледа

Страницата със статистики показва това, което има значение за онлайн магазин с наложен платеж:

• оборот и пари на път — събрани от куриера, но още непреведени;
• загуби от непотърсени пратки — доставка в двете посоки за нищо;
• брутна печалба;
• неотговорени и прекъснати обаждания;
• поръчки с обаждане и без обаждане — за да се види къде обаждането помага.

Изплащанията от куриерите се качват като файл и се сверяват с поръчките.

AI асистент вътре в системата

Едно от последните неща, които добавихме: асистент в самия панел. Можеш да го попиташ например колко пратки чакат в офис повече от три дни или да му кажеш да промени нещо. Той отговаря и предлага промяната, но нищо не се изпълнява, докато човек не натисне „Потвърди“.

Как се прави ERP, което хората наистина ползват

Няколко неща се оказаха по-важни от самите функции:

Първата версия е малка. Пуснахме основното — поръчки, куриери, етикети — и надградихме от там. Магазинът плаща за нещо, което работи, а не за план.

Думите са на магазина. Екранът казва „чака товарителница“, а не „статус 4“. Никой не трябваше да минава обучение.

Промените идват от хората, които я ползват. Списъкът със заявки на собственика вече е над сто точки — нов бутон, нова колона, ново правило за куриер. Повечето стават за дни, не за месеци.

Кога ERP по поръчка няма смисъл

Ако имаш двайсет поръчки на месец и един куриер, готов софтуер и една таблица вършат работа. ERP по поръчка има смисъл, когато:

• поръчките идват от няколко места;
• работиш с повече от един куриер;
• в склада има повече от един човек;
• губиш пари от неща, които никой не вижда навреме — непотърсени пратки, грешни офиси, двойни поръчки.

Ако разпознаваш магазина си тук, виж какво включва ERP система по поръчка или прочети как AI агентите поемат телефона на Билкалек. Първата среща е разговор за това как работиш днес — не презентация.

Octupo — гласови AI агенти, автоматизации и ERP по поръчка contact@octupo.com